FCE Colombia SAS identificada con Nit. 901.718.849-7, presenta la Política de Tratamiento de Datos Personales

1. OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, rectificación y supresión de los datos personales tratados por FCE Colombia SAS.

2. ALCANCE

Las directrices que conforman esta política se entienden aplicables a los procesos que involucren tratamiento de datos personales, en especial a las bases de datos en las que FCE Colombia S.A.S actúe tanto como “responsable del tratamiento” y/o como “encargado del tratamiento”; en éste último caso, la calidad de “encargo” se materializa en el tratamiento de los datos que sean suministrados por sus clientes corporativos en pro de la prestación de los servicios, sin perjuicio de las políticas que cada “Cliente Corporativo” como responsable de la información comunique a FCE COLOMBIA S.A.S en la ejecución de cada contrato.

3. GLOSARIO

3.1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, con su nombre o número de identificación, o que puedan hacerle identificable como, sus rasgos físicos.

3.2. Dato público: Es uno de los datos personales existentes. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

3.3. Dato semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.

3.4. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

3.5. Datos sensibles: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos, entre otros.

3.6. Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

3.7. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

3.8. Encargado del tratamiento: Es la persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

3.9. Responsable del tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de estos.

3.10. Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

3.11. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.12. Aviso de privacidad: Es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los titulares de la información, la existencia y las formas de acceder a las políticas de tratamiento de la información y el objetivo de su recolección y uso.

3.13. Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

4. OBLIGACIONES

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento de la compañía FCE Colombia SAS.

5. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

FCE Colombia SAS

sociedad comercial legalmente constituida

Identificación NIT	901.718.849-7
Domicilio	Autopista Medellín Km 3.5 Costado Sur Terminal Terrestre de Carga de Bogotá TTCB Módulo 3 Bodega 26, del municipio de Cota, Departamento de Cundinamarca, República de Colombia
Teléfono	+57(601)7436480
Proceso responsable	Gestión de Cumplimiento
Página	https://colombia.fullcircleelectronics.com/

6. LINEAMIENTOS GENERALES

Para dar cumplimiento a la normatividad aplicable respecto al tema y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, se tienen diferentes procesos y lineamientos para el manejo de información de: clientes corporativos, proveedores y sus prospectos, empleados, exempleados y aspirantes a procesos de selección, y usuarios finales, a los cuales se hace referencia en esta política, cuyo responsable de implementación es el Proceso de cumplimiento, y que se concentran en los siguientes aspectos:

Para dar cumplimiento a la normatividad aplicable respecto al tema y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, se tienen diferentes procesos y lineamientos para el manejo de información de: clientes corporativos, proveedores y sus prospectos, empleados, exempleados y aspirantes a procesos de selección, y usuarios finales, a los cuales se hace referencia en esta política, cuyo responsable de implementación es el Proceso de cumplimiento, y que se concentran en los siguientes aspectos:

6.1. ADECUADA PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS

Comprende todo lo relacionado con los datos necesarios para analizar y desarrollar la factibilidad, contratación, instalación, ejecución del servicio, en aspectos tales como: estudio de mercado, mantenimientos, atención al cliente, mejoramiento de servicio, planes comerciales, satisfacción del cliente, información, seguridad; y en general toda información indispensable para cumplir con el contrato, la regulación y la normatividad vigente aplicable.

6.2. FINES COMERCIALES DE LA COMPAÑÍA

Comprende toda actividad encaminada a presentar ofertas, promociones, productos, anuncios, publicidad, oportunidades, sorteos, campañas, programas de lealtad, fidelización, retención de clientes; y en general información de productos y servicios que puedan ser de interés de los clientes y usuarios.

6.3. OTRAS FINALIDADES

Eventualmente la Compañía podrá establecer otras finalidades para el tratamiento de los datos personales, y para ello, deberá contar con la autorización previa, expresa, consentida e informada del titular para su correspondiente tratamiento.

7. TRATAMIENTO Y FINALIDAD

A continuación, se indica el tratamiento de las bases de datos de FCE Colombia S.A.S según sea encargado o responsable del tratamiento:

7.1. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

FCE Colombia S.A.S, hará el tratamiento de los datos personales en los términos y
alcances de la autorización entregada por el titular de la información:

7.1.1. Bases de Datos Clientes Corporativos, prospectos

Recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso para fines estadísticos, de fidelización y retención y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de desarrollar el objeto social de la compañía y lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes así como para administrar correctamente la relación comercial por parte de La Empresa con los clientes corporativos.

7.1.2. Bases de datos trabajadores y ex trabajadores de la compañía

Recopilación, almacenamiento, copia, entrega, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso para fines estadísticos y en general empleo y utilización de todos los datos suministrados con el propósito de administrar correctamente la relación laboral por parte de FCE Colombia S.A.S con los empleados de la compañía, así como para apoyar la gestión de la empresa de servicios temporales, tratándose de trabajadores en misión, para lo cual se posee información y datos relacionados con la identificación del trabajador, exámenes de vinculación, formación académica, programas de seguridad y salud en el trabajo, auditorías internas y externas al sistema de gestión de la empresa, experiencia laboral, dirección de domicilio, beneficiarios, salario, Fondos de Pensiones, Cesantías, Riesgos Laborales, Caja de Compensación, Seguros de Vida y accidentes, cuenta bancaria para el pago de los salarios provenientes de la relación de trabajo, afiliaciones a entes externos (Fondos de Empleados, Sindicatos, convenios financieros y de servicios, entre otros) a las que voluntariamente el empleado ha solicitado su inclusión para autorizar descuentos o pagos directos a través de la nómina, para facilitar sus relaciones y previa existencia de acuerdos con esos terceros y la empresa, así como toda aquella información que se debe reportar ante las Entidades y Autoridades nacionales y locales por mandato de la ley. Además, los datos suministrados podrán ser empleados por FCE Colombia S.A.S para el ofrecimiento y venta de bienes y servicios de sus potenciales o actuales clientes, lo cual comprende el almacenamiento, copia, entrega, actualización, utilización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso para fines estadísticos, de los datos suministrados.

7.1.3. Bases de datos de aspirantes en procesos de Selección

Recopilación, almacenamiento y en general empleo de todos los datos suministrados con el propósito de que FCE Colombia S.A.S adelante según lo considere conveniente, procesos de selección de personal propio o en misión y sin que la participación en dicho proceso genere para el participante ningún tipo de derecho o prerrogativa, entendiendo obligatorio que cualquier vinculación estará condicionada al cumplimiento de las reglas, procedimientos y políticas aplicables sobre la materia a la entidad. Los datos suministrados podrán ser empleados por FCE Colombia S.A.S para el ofrecimiento y venta de bienes y servicios de sus potenciales o actuales clientes, lo cual comprende el almacenamiento, copia, entrega, actualización, utilización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso para fines estadísticos, de los datos suministrados.

7.1.4. Base de datos Proveedores, prospectos

Recolectar y tratar su información y la de sus representantes o empleados con la finalidad de llevar a cabo las siguientes actividades:

• Pago de obligaciones contractuales
• Reporte a entidades gubernamentales
• Entrega de información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran,
• Soporte en procesos de auditoría externa e interna,
• Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato en caso de llegarse a contratar.

7.2 COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Bases de datos de usuarios finales de clientes corporativos. La actuación de FCE Colombia S.A.S como encargado del tratamiento en las bases de datos personales gestionadas a sus clientes para la prestación de los servicios, estará en todo momento sujeta a las políticas e instrucciones que contractualmente entregue este último en ejecución de las obligaciones contractuales. En los contratos se hará expresa la condición de encargado del tratamiento de FCE Colombia S.A.S y de responsable del tratamiento de sus clientes con las obligaciones que tal calidad les impone.

8. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

Los datos sensibles recolectados serán tratados con las finalidades anteriormente descritas, cumpliendo con lo expuesto en la normativa legal vigente en esta materia.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES

Como titular de sus datos personales, Usted tiene derecho a:

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

10. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El área de Cumplimiento es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Los derechos de los titulares de la información se podrán consultar a través de los siguientes canales o medios dispuestos por FCE Colombia S.A.S para la atención al público.

FCE Colombia S.A.S coloca a su disposición los siguientes canales o medios dispuestos por para la atención al público.

La línea telefónica	+57 6017436480
El correo electrónico	protecciondedatos@fcelect.com
La instalación ubicada en:	Autopista Medellín Km 3.5 Costado Sur Terminal Terrestre de Carga de Bogotá TTCB Módulo 3 Bodega 26, del municipio de Cota, Departamento de Cundinamarca, República de Colombia.
Horario de atención	lunes a viernes de 8:00a.m. a 5:00p.m
Proceso responsable	Gestión de Cumplimiento

11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, FCE Colombia S.A.S presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información: Asunto (teniendo en cuenta FCE Colombia S.A.S hace parte del corporativo Full Circle Electronics, es importante que se incluya dentro del asunto la palabra clave de la solicitud y la palabra “FCE Colombia S.A.S.”), Nombre completo y apellidos Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto), Medios para recibir respuesta a su solicitud, Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información), Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, FCE Colombia S.A.S informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.

FCE Colombia S.A.S, dentro de la oportunidad legal, atenderá los derechos ejercidos por los titulares de la información, sus solicitudes, consultas y/o reclamos a través de las áreas relacionadas a continuación, para lo cual aplicará los procedimientos establecidos en su Sistema de Gestión Integral, los cuales acogen los mandatos legales en la materia.

12. ÁREAS RESPONSABLES DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN EN EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS.

Bases de Datos	Responsable del Tratamiento	Encargado del Tratamiento
Clientes corporativos y prospectos	Gestión Comercial (Servicio y Producto) Gestión de Cumplimiento	Gestión Comercial (Servicio y Producto)
Trabajadores y extrabajadores propios y en misión de la compañía.	Gestión Administrativa Gestión de Cumplimiento	Gestión Administrativa
Aspirantes en procesos de Selección	Gestión Administrativa Gestión de Cumplimiento	Gestión Administrativa
Proveedores y prospectos	Gestión Administrativa Gestión de Operaciones Gestión de Cumplimiento Gestión Comercial Planeación Estratégica	Gestión Comercial (Servicio y Producto)
Usuarios finales	Gestión Comercial (Producto) Gestión de Cumplimiento	Gestión Comercial (Producto)

13. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS

El Proceso Gestión de Cumplimiento es el encargado de la Protección de Datos en FCE Colombia S.A.S, quién velará por la implementación efectiva de esta política, así como de la gestión y disposición de todos los instrumentos que sean adoptados para cumplir con las normas que rigen la materia y la aplicación de buenas prácticas de gestión de datos dentro de la organización.

14. REGISTRO DE BASES DE DATOS

De acuerdo con lo establecido en las normas que regulan la materia, la empresa tiene la obligación de realizar el registro de las bases de datos que contengan información personal, en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de industria y Comercio.

Para cumplir con esta actividad, se mantendrá un inventario actualizado de las bases de datos y los empleados responsables de su registro, así como de informar los cambios sustanciales en la información registrada.

15. TRANSFERENCIA DE INFORMACIÓN A OTROS PAÍSES

La empresa solo procederá a transferir datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos, de conformidad con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, siempre y cuando el Titular de dichos datos personales haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia. La transferencia de la información se realizará a través de medios seguros con el fin de que esta no pueda ser captada y leída fácilmente por terceros no autorizados.

16. CONTROL DE ACCESO Y VIDEO VIGILANCIA

FCE Colombia S.A.S cuenta en sus instalaciones con un Circuito Cerrado de Televisión, con cámaras de video que tienen como finalidad verificar el cumplimiento a las políticas de seguridad física. Las imágenes serán conservadas por un tiempo máximo de 90 días, de acuerdo con el procedimiento de Seguridad Física.

17. REVISION Y ACTUALIZACIÓN

La revisión de la presente política se realizará anualmente. En el caso de que la revisión justifique un cambio sustancial, será documentada, implementada y aprobada por parte del Gerente de Cumplimiento y será comunicada a los titulares de los datos, a través de los medios de contacto indicados en el ítem 10.

18. VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir su publicación. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

CONTROL DE CAMBIOS

Versión.	1
Descripción del Cambio	Elaboración Inicial
Elaboró	Coordinador SIG
Revisó	Gerente de Cumplimiento Ambiental LATAM
Aprobó	Gerente de Cumplimiento Ambiental LATAM
Fecha de Aprobación	21/02/2024